By Chris Brown/ Andrew kellick/ Karen Renaud

نوشته: کریس براون و اندرو کلیک و کارن رناد

ترجمه: شیرین ناظرزاده

مهم‌ترین دلیل آن‌که ما برای صندوق ایمیل‌های دریافتی وقت زیادی صرف می‌کنیم این است که کنترل چندانی بر وارده‌های آن نداریم. اما می‌توانیم مراقب ارسالی‌‌های خود باشیم. این دیدگاهی است که سبب کاهش ترافیک ارسال و دریافت ایمیل‌ها در یک شرکت شد: پس از آن‌که مدیران شرکت ارسال نامه‌های خود را کاهش دادند، سایر کارمندان هم از آن‌ها پیروی کردند.

زمانی که تیم مدیریتی هفت‌ نفر برتر اروپایی شرکت اینترنشنال‌پاور تصمیم به افزایش بهره‌وری گرفتند، یک تحلیل نشان داد که تعداد بالای ایمیل‌ها می‌تواند بخشی از مشکل باشد. در ابتدا مدیران فکر می‌کردند حجم بالای تبادل نامه‌ها از سوی دیگران صورت می‌گیرد و وقتی متوجه شدند خودشان به‌طور متوسط روزانه 56 پیام ارسال می‌کنند، مات و مبهوت شدند.

به جای استفاده از ابزار مدیریت ایمیل‌ها برای مقابله با این موضوع، شرکت از الگو‌های تولید ناب[2] استفاده کرد و تصمیم گرفت با موضوع ارتباطات مانند یک فرایند صنعتی برخورد کرده و قاتلان بهره‌وری مانند مازاد تولید و نواقص (پیام‌های گیج‌کننده، پیام‌های غیرضروری و پیام‌های غیرموثر که سبب شکل‌گیری پیام‌های بعدی می‌شوند) را مورد هدف قرار دهد. بر مبنای عمل به این فرضیه که کاهش نامه‌های ارسالی از سوی مدیران سبب کاهش نامه‌های ارسالی از سوی کارمندان می‌شود، شرکت تصمیم گرفت در طول چهار ماه نامه‌های ارسالی توسط مدیرانش را بیست درصد کاهش دهد.

با وجود برخی سوء‌تفاهم‌ها (برخی فکر می‌کردند این کار مداخله در سبک شخصی آن‌هاست)، مدیران این وضعیت را با هدف کاهش تعداد و از طریق اقدام‌هایی ادامه دادند: نامه‌های دریافتی خود را به جز در مواقع به‌واقع ضروری به شخص دیگری ارسال نکنند، تعداد دریافت‌کنندگان را محدود کنند و بهترین روش ارتباطی را برای انجام کارهایشان انتخاب کنند. برای مثال، در تماس‌های تلفنی آهنگ صدا بازخوردی را در هر لحظه ارائه می‌کند که پیام ما فهمیده شده یا نه، موضوعی که گاهی در مخابره پیام از طریق ایمیل تشخیص داده نمی‌شود. حالت‌های چهره و زبان بدن در ملاقات‌های حضوری هم سبب می‌شود این روش، روشی غنی در ارتباطات محسوب شود.