در گذشته مدیران مخالف هر نوع ارتباط غیررسمی میان کارمندان بودند و آن را نوعی اختلال در کار محسوب می‌کردند. امروز مشخص شده است که دیدارهای از پیش تعیین نشده در محیط کار باعث افزایش همکاری و نوآوری می‌شود و سازمان‌ها نیز در طراحی فضای داخلی و فرهنگ سازمانی این واقعیت را در نظر می‌گیرند. اماچرا بیش‌تر اوقات این اقدامات خیرخواهانه و به ظاهر درست، نتیجه برعکس می‌دهند؟

 به‌نظر می‌رسد برای طراحی مناسب برای افزایش تعاملات نمی‌توان تنها به حواس پنج‌گانه تکیه کرد. فضاهای فیزیکی یا مجازی تنها زمانی باعث افزایش تعاملات می‌شوند که بین سه عامل یا ویژگی که دارای هر دو جنبه‌ فیزیکی و اجتماعی هستند، تعادل برقرار کنند:

 دسترسی

 فضاها باید طوری طراحی شوند که افراد را به هم نزدیک‌تر کنند.

 حریم خصوصی

 کنترل حریم خصوصی افراد باید دست خودشان باشد.

 اختیار

 هدف از ایجاد فضاهای عمومی باید کاملا روشن باشد و فرهنگ سازمانی باید طوری تعریف شود که افراد بدانند تعاملات غیررسمی نه‌پتنها اشکالی ندارد، بلکه مورد تایید است.

 افزایش تعاملات غیررسمی در دنیای واقعی به اندازه کافی چالش‌برانگیز، اما در فضای مجازی دشوارتر است. اما اگر کارکنان اسکایپ، ای‌ام و سایر برنامه‌های تحت شبکه را طوری تنظیم کنند که همیشه در دسترس باشند، می‌توان همان حس نزدیکی را در دنیای مجازی نیز ایجاد کرد. در پیش گرفتن سیاست‌های روشن درباره نحوه دسترسی به گفت‌وگوهای آنلاین، می‌تواند باعث حفظ حریم خصوصی افراد شود. روشن گذاشتن ارتباطات ویدیویی و دفاتر مجازی این حس را در افرادی که از نظر جغرافیایی از هم دور هستند ایجاد می‌کند که می‌توانند همانند فضاهای عمومی در دنیای واقعی با هم تعامل کنند.

 هیچ قاعده ساده‌ای برای برقراری تعادل میان دسترسی، حفظ حریم خصوصی و اختیار چه در دنیای واقعی و چه مجازی وجود ندارد. به هر حال، مدیرانی که اصول پایه‌ای به خوبی درک می‌کنند و هنگام طراحی سازمان، تعادل میان سه ویژگی را در نظر می‌گیرند، بهتر می توانند تاثیر فضاهای مختلف را روی تعاملات درک و پیش‌بینی کنند و از موفقیت‌ها و اشتباه‌های اجتناب‌ناپذیرشان درس بگیرند.