گفت‌وگو با مایکل شیهان توسط جولیا کربی
ترجمه: نسیم ناجی
آیا به دنبال توصیه‌ای برای چگونگی ایراد سخنرانی هستید؟ امروزه قفسه‌های کتاب‌فروشی‌ها مملو از این عنوان شده است. اما برای قسمتی از سخنرانی که مردم به‌راستی به آن گوش می‌دهند (یعنی پرسش و پاسخ) توصیه‌های کمکی بسیار اندکی خواهید یافت. مایکیل شیهان، مشاور معروف ارتباطات که در دوره ریاست‌جمهوری بیل کلینتون با وی کار می‌کرد، بیان می‌دارد که سخنران باید برای بخش پرسش و پاسخ استراتژی داشته باشد، نه این‌که فی‌البداهه باشد. در این‌جا توصیه وی برای یک پرسش و پاسخ موثر (البته به‌صورت پرسش و پاسخ) آورده شده است.
چگونه می‌توانید در مورد قسمتی از سخنرانی که خارج از کنترل شماست، استراتژی داشته باشید؟
اگر فکر می‌کنید می‌توانید به‌راحتی آن را بگذرانید، در اشتباهید. مدیران‌عامل شرکت‌ها به من می‌گویند: «من در پرسش و پاسخ مشكلی ندارم، ارائه رسمی است که برایم سخت است.» علت آن است که هیچ کارمندی آن‌ها را مورد خطاب قرار نداده و نخواهد گفت، «شما به‌راستی كسل‌کننده هستید.» یا «ده دقیقه طول می‌كشد تا نکته‌ای ده‌ثانیه‌ای را مطرح کنید.»
باید چیزی را به‌طرز صحیح آماده سازید. مدیران مایلند بسته‌ای شامل پانصد سوالی که ممکن است پرسیده شود داشته باشند. آن‌ها این سوالات را با خود به خانه برده و مطالعه می‌کنند. اما كسانی که آن بسته‌ها را تهیه کرده‌اند، به‌ندرت سوالات واقعی را از روی تحلیل (اگر جزء شنوندگان باشد) یا نحوه طرح آن‌ها پیش‌بینی می‌کنند. این به‌طور اجتناب‌ناپذیری مدیر را در موقعیت تدافعی قرار می‌دهد. در آن بالا در حالی که سر خود را می‌خاراند، فکر می‌کند: «آیا این سوال 177 بود یا بیش‌تر شبیه سوال 491؟» رویكرد من آن است که بسته سوالات را دور انداخته و یک کارت راهنمای حاوی یک چهارچوب سه تا چهار نکته‌ای جایگزین آن کنم.
آیا منظورتان وفاداری سخنران به پیام است؟
از نظر من این نکته دشواری است. پس از «نام‌تجاری»، «پیام» مبهم‌ترین واژه در قاموس كسب‌وكار در آمریکاست. دست‌اندركاران كسب‌وكار فکر می‌کنند پیام آن‌ها توسط بیانیه‌های ماموریت یا بیانیه‌های ارزش (كه همگی مثل هم هستند) تشریح می‌شود. (گمان می‌کنم شرکتی در آن‌آربور وجود دارد که این‌ها را به‌صورت انبوه تولید می‌کند.) یا فکر می‌کنند پیام آن‌ها مجموعه‌ای از جملات قصار است که باید مرتب تکرار شوند، مانند عروسک كوكی عبارت یکسانی را بارها و بارها تكرار می‌كند.
من با تدوین یک خط داستانی مختصر و یک‌نواخت برای ارائه شروع کردم. من به آن‌ها نشان دادم حتی می‌توان هملت را در یک پاراگراف خلاصه کرد (بله، این امکان‌پذیر است). وقتی که من یک پاورپوینت را با 75 اسلاید می‌بینم، سوال می‌کنم: «خط داستان چیست؟» مسلماً می‌توان ارائه را به یک‌سوم تقلیل داد. سپس می‌توان سیاستی اندیشید در مورد این‌که چگونه می‌توان پرسش و پاسخ را به‌عنوان لایه دوم ارتباط به‌کار برد. چگونه می‌توانید از افزایش توجه در پرسش و پاسخ برای تقویت و بسط موضوع استفاده کنید؟